Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO

DATENSCHUTZRECHTLICHE INFORMATIONEN NACH ART. 13, 14 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bestandteile dieses Schreibens auf Sie zutreffen, da die Frage, welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen richten. 

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist

Welect GmbH
Duisburger Str. 19
40477 Düsseldorf
www.welect.de

Sie können Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten gerne an den externen Datenschutzbeauftragten Sascha Hesse, AGOR AG, datenschutz@welect.de.

II. Welche Daten nutzen wir und woher stammen diese?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten

-    Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)

-    E-Mail-Adresse

-    Werbe- und Vertriebsdaten

-    Dokumentationsdaten (z. B. Beratungsprotokoll)

-    sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein

Die vorgenannten personenbezogenen Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen als Kunden im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen des Konzerns oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

III. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, da wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.  

1. Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Erbringung, Vermittlung und im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

2. Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

  • Werbung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

3. Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder öffentliches Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO)

Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Steuergesetze).

4. Vertragliche Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden (B2B) / Dienstleistern

Im Rahmen unserer vertraglichen Beziehung zu unseren Geschäftskunden und Dienstleistern verarbeiten wir Daten innerhalb der Stammdatenverwaltung. Dies beinhaltet in der Regel die Verwaltung der Daten innerhalb unseres CRM-Systems, die Dokumentenverwaltung und Speicherung, die Nutzung von Cloud-Diensten und die Erstellung von systemseitigen Protokollen.

Innerhalb der internen Kommunikation und der externen Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern bedienen wir uns den üblichen Kommunikationswegen, die insbesondere per E-Mail, Telefonie und schriftlich (per Post) stattfinden. Darüber hinaus beinhaltet die Geschäftskundenverwaltung die Erstellung von Präsentationen/Tabellen, die Verwaltung von Kalendern, den Austausch von Dokumenten, sowie Chat-kommunikation und die Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen über Cloud-Dienste.

Sie haben die Möglichkeit, uns Datenänderungen (z.B. neue Postanschrift, neue Ansprechpartner, geänderte Bankverbindung) oder weitere Anliegen rund um ein bestehendes vertragliches Verhältnis (z.B. Reklamationen, Kündigung), online über Kontakt E Mail mitzuteilen. Hierzu müssen Sie eventuell auch Adress-, Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie ggf. Informationen zu Ihrem vertraglichen Verhältnis mit uns angeben, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und die Kommunikation mit dem Ansprechpartner*innen der Unternehmen, mit denen wir eine Geschäftsbeziehung haben, ist gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO unser berechtigtes Interesse, das darin besteht, die Vertragsbeziehung mit den Unternehmen abwickeln zu können, mit denen wir ein Vertragsverhältnis haben.

Ihre Daten geben wir zweckbezogen und datenschutzkonform an die von uns beauftragten Vertriebs-, Marketing- und Service-Dienstleister weiter, die uns sowohl bei der Vertragserfüllung als auch der Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern unterstützen. Diese verpflichten wir vertraglich nach DSGVO Ihre Daten weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch an andere Dritte weiterzugeben.

Wir löschen die personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des vertraglichen Verhältnisses werden die personenbezogenen Daten gespeichert, solange die verantwortliche Stelle dazu gesetzlich verpflichtet ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. gem. HGB, AO) betragen in der Regel bis zu zehn Jahre.

5. Veranstaltungen (Digital/ Webinare und Vor-Ort) inkl. Fotos

Wir organisieren regelmäßig für Sie als unsere Kunden oder Interessierte Veranstaltungen. Diese finden teilweise digital und teilweise Vor-Ort statt.

Für unsere Veranstaltungen haben wir für Sie, zur erhöhten Transparenz, eigene Hinweise erstellt, diese finden Sie jeweils bei der Anmeldung bzw. direkt bei der Veranstaltung. Sollten Sie hierzu Fragen haben, können Sie sich gerne jederzeit an contact@welect.de wenden.

6. Besucher

Sofern Sie uns in unseren Räumlichkeiten besuchen, erheben wir zum Zweck der Zutrittskontrolle, d.h. zur Kontrolle des physischen Zutritts, personenbezogene Daten. Weitere Informationen, wie wir Ihre Daten in diesem Rahmen verarbeiten, erhalten Sie direkt bei Ihrem Besuch.

IV. Datenzugriff: Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Unternehmen: IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

Für den Fall, dass eine Datenweitergabe an Dritte außerhalb unseres Unternehmens erforderlich ist, findet diese nur statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können dabei sein:

  • Behörden (z. B. Finanzbehörden, Gerichte)
  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • Kreditinstitute zur Abwicklung von Zahlungsverkehr
  • Anwaltskanzleien und zuständige Gerichtsbarkeit zur Durchsetzung von Ansprüchen
  • Wirtschaftsprüfer zur Ausführung des gesetzlichen Prüfungsauftrags
  • Inkasso-Unternehmen
  • Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
  • Steuerberater

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

Dienstleister und Inhalt der Dienstleistung:

9elements GmbH

Kortumstraße 19-21
44787 Bochum, Germany
+49 234 689 4188
contact@9elements.com
Softwareentwicklungsunternehmen; Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung, Design, Beratung und Produktaufbau

Google Workspace

Gordon House, Barrow StreetDublin 4, Ireland
E-Mail: support-deutschland@google.com
Cloud-basierten Produktivitäts-Tools und -Dienste, wie Gmail, GDrive, Google Meet. Kommunikation, Organisation und Verwaltung

Notion Labs, Inc.

548 Market Street Suite 74567 San Francisco, CA 94104 United States
E-Mail: team@makenotion.com
Produktivitäts Tool für Kommunikation, Organisation und Verwaltung des Geschäftsbetriebs 

Slack Technologies Limited

Salesforce Tower 60 R801, North Dock Dublin Irland
Interne Kommunikationssoftware für den Geschäftsbetrieb

DATEV eG

Paumgartnerstr. 6 - 14, 90429 Nürnberg, Deutschland
E-Mail: info@datev.de
Buchhaltungs- und Steuersoftware 

AWS  

Eschborner Landstraße 100
60489 Frankfurt am Main, Germany
Verwendung der AWS Cloud 

Pipedrive

Mustamäe tee 3a,
10615 Tallinn, Estland
Sales Tool; für Sales Abteilung Tool für Planung und Ausführung 

AGOR AG

Niddastraße 74
60329 Frankfurt am Main, Deutschland
Datenschutzbeauftragte und Beraterin in datenschutzrechtlichen Fragen

AGOR Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbh 

Niddastraße 74, 60329 Frankfurt am Main
Inanspruchnahme des von der AGOR Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbh zur Verfügung gestellten externen Hinweisgebermeldesystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

V. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

  • es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist,
  • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
  • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Des Weiteren ist eine Übermittlung an Stellen in Drittstaaten in folgenden Fällen vorgesehen:  

  • Sofern dies in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT-Dienstleister in den USA oder einem anderen Drittstaat zur Gewährleistung des IT-Betriebs des Unternehmens unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus übermittelt.  
  • Personenbezogene Daten von Geschäftspartner können zudem in Rahmen eines CRM-Systems unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus auch in den USA verarbeitet werden.

Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen sowie weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

VI. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z. B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

VII. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Als Betroffener haben Sie

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO (mit den Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG-Neu)
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO (mit den Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG-neu)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO
  • sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Es besteht ferner ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu).

VIII. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

IX. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung wird grundsätzlich nicht eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

X. Findet ein Profiling statt?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung setzen wir kein automatisiertes Profiling ein.

XI. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Bei erfolgtem Widerspruch findet eine weitere Datenverarbeitung für Zwecke der Direktwerbung nicht mehr statt.

3. Adressat eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an datenschutz@welect.de.